Pencatatan
dan Pelaporan merupakan kegiatan yang harus diperhatikan oleh tenaga kesehatan
(khususnya Epidemiolog) dalam rangka memberikan pelayanan yang lebih baik bagi
individu, keluarga dan masyarakat.
Untuk
dapat melakukan kegiatan Pencatatan dan Pelaporan dengan baik, maka dibutuhkan
Data dan Informasi yang Tepat dan Akurat, karena tanpa adanya hal tersebut hasil
kegiatan pencatatan dan pelaporan tersebut akan sangat diragukan kebenarannya.
Selain pemahaman tersebut di atas, terdapat pula Pengertian Pencatatan dan
Pelaporan menurut bebarapa ahli, diantaranya adalah :
1. Pengertian
Pencatatan dan Pelaporan menurut KRON dan GRAY.
PENCATATAN dan PELAPORAN adalah Mengkomunikasikan
secara tertulis kepada Tim Kesehatan lain yang memerlukan data kesehatan atau
data Epidemiologi secara teratur.
2. Pengertian
Pencatatan dan Pelaporan menurut KOZIER dan ERB.
PENCATATAN dan PELAPORAN adalah Dokumen Formal dan
Legal yang dibuat secara tertulis tentang data – data kesehatan. Berdasarkan
pengertian - pengertian tersebut, maka dapat pula disimpulkan bahwa :
PENCATATAN
dan PELAPORAN merupakan :
1) Suatu
kegiatan mencatat dengan berbagai alat/media tentang data kesehatan yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang bias dibaca dan dapahami isinya.
2) Salah
satu kegiatan administrasi kesehatan yang harus dikerjakan dan
dipertanggungjawabkan oleh petugas kesehatan (khususnya Epidemiolog).
3) Kumpulan
Informasi kegiatan upaya pelayanan kesehatan yang berfungsi sebagai alat/sarana
komunikasi yang penting antar petugas kesehatan.
TUJUAN
Pencatatan dan Pelaporan menurut POTTER dan PERRY adalah :
1) KOMUNIKASI
: sebagai alat komunikasi yang efektf antar petugas kesehatan sehingga
kesinambungan informasi dan upaya pelayanan kesehatan dapat tercapai.
2) PENDIDIKAN
: sebagai informasi tentang gambaran penyakit atau masalah kesehatan dan
pemecahannya.
3) PENGALOKASIAN
DANA : dapat digunakan untuk merencanakan tindakan dan kegiatan yang tepat
dengan dana yang tersedia.
4) EVALUASI
: sebagai dasar ntuk melakukan evaluasi terhadap hasil intervensi yang
diberikan.
5) DOKUMEN
YG SAH : sebagai bukti nyata dan legal yang dapat digunakan bila didapatkan
adanya penyimpangan serta bila diperlukan untuk keperluan pengadilan.
6) JAMINAN
MUTU : dapat memberikan jaminan kepada masyarakat terhadap mutu layanan
kesehatan yang diberikan.
7) PENELITIAN
: merupakan sumber data yang sangat bemanfaat untuk kepentingan penelitian atau
riset.
8) ANALISIS
: merupakan dasar analisis masalah kesehatan pada individu, keluarga maupun
masyarakat.
9) FEED
BACK : dapat digunakan sebagai umpan balik dalam rangka meningkatkan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat.
B.
Sistem Pencatatan dan Pelaporan.
1)
PENCATATAN
Sistem Pencatatan secara umum terbagi dalam 2 (dua)
bagian, yaitu Sistem Pencatatan. Tradisional dan Sistem Pencatatan
Non-Tradisional.
Sistem Pencatatan Tradisional adalah system
pencatatan yang memiliki catatan masing-masing dari setiap profesi atau petugas
kesehatan, dimana dalam system ini masing-masing disiplin ilmu (Dokter, Bidan,
Perawat, Epidemiolog, Ahli Gizi dsb) mempunyai catatan sendiri – sendiri secara
terpisah. Keuntungan system ini adalah Pencatatan dapat dilakukan secara lebih
sederhana. Kelemahan system ini adalah data tentang kesehatan yang terkumpul
kurang menyeluruh, koordinasi antar petugas kesehatan tidak ada dan upaya
pelayanan kesehatan secara menyeluruh dan tuntas sulit dilakukan.
Sistem Pencatatan Non-Tradisional adalah Pencatatan
yang berorientasi pada Masalah (Problem Oriented Record
/POR). Keuntungan system ini adalah kerja sama antar tim kesehatan lebih
baik dan menunjang mutu pelayanan kesehatan secara menyeluruh.
Setiap petugas kesehatan dituntut untuk membuat
pencatatan tentang data kesehatan sebaik mungkin. Adapun system criteria system
pencatatan data kesehatan yang baik. mencakup hal – hal di bawah ini :
1. Pencatatan
Harus Sistematis, Jelas, Ringkas dan mengacu pada respon pasien terhadap
kejadian penyakit atau intervensi yang diberikan.
2. Ditulis
dengan Baik dan menghindari kesalahan.
3. Tepat
Waktu, ditulis segera setelah tindakan/kegiatan dilakukan.
4. Ditulis
secara Terperinci mencakup What, Why, When, Where, Who and How.
5. Menghindari
kata-kata yang sulit diukur.
6. Mencantumkan
nama jelas dan tanda tangan setelah melakukan pencatatan.
2)
PELAPORAN
Pelaporan merupakan cara komunikasi petugas
kesehatan yang dapat dilakukan baik. secara tertulis maupun lisan tentang hasil
dari suatu kegiatan atau intervensi yang telah dilaksanakan.
LAPORAN
LISAN
·
Kelemahan : Kemungkinan yang dilaporkan
hanyalah hal-hal yang baik-baik saja dan bersifat subyektif.
·
Keuntungan : Hasil dari
kegiatan/intervensi yang telah dilakukan dan data yang telah terkumpul dapat
segera ditindaklanjuti dalam waktu yang lebih cepat.
LAPORAN
TERTULIS
·
Kelemahan : memakan waktu dan biaya yang
lebih.
·
Keuntungan : bisa lebih bersifat
Objektif dan lebih terperinci serta
pelaporan
dapat bersifat positif maupun negative.
(Rajab
2009)
C. Sistematika Pencatatan dan Pelaporan Epidemiologi.
Sistematika Pencatatan dan Pelaporan Epidemiologi,
baik yang berupa hasil penelitian. survey maupun hasil penyelidikan
epidemiologi pada umumnya terdiri atas :
1.
Judul Laporan
2.
Pendahuluan
a.
Latar Belakang
b.
Permasalahan
c.
Tujuan penelitian/survey/penyelidikan epidemiologi
3.
Metode
4.
Hasil
5.
Pembahasan
6.
Kesimpulan dan Saran
7.
Ringkasan
8.
Kepustakaan
1) Judul
Laporan.
Judul Laporan hendaknya dapat menjawab pertanyaan –
pertanyaan berupa :
a) Penelitian/Penyelidikan/Survey
Epidemiologi apa yang telah dilaksanakan ? (WHAT)
b) Di
mana Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi tersebut dilaksanakan ? (WHERE)
c) Kapan
Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi tersebut dilaksanakan ? (WHEN)
2) Pendahuluan.
a) Latar
Belakang.
i.
Alasan Penelitian/Penyelidikan/Survey
Epidemiologi itu dilakukan.
Misalnya : Meningkatnya
angka kematian ibu disuatu wilayah, terjadinya
suatu KLB penyakit
tertentu, dll.
ii.
Tempat atau wilayah terjadinya
kasus-kasus yang sedang diselidiki/ diteliti/
disurvey.
iii.
Kapan hal itu terjadi.
iv.
Siapa pelaksana
Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi itu.
v.
Kapan Penelitian/Penyelidikan/Survey
Epidemiologi itu dilakukan.
vi.
Bagaimana karakteristik geografisnya :
misalnya daerah pantai, pegunungan, pedesaan dll.
vii.
Karakteristik Demografi : jumlah
penduduk, distribusi berdasarkan usia, jenis kelamin, pendidikan, ras dsb.
viii.
Karakteristik Sosial Ekonomi : Tingkat
penghasilan, jeis pekerjaan, adat istiadat dsb.
b) Permasalahan.
Dalam bahasan ini perlu dituliskan permasalahan dari
laporan hasil survey atau penyelidikan epidemiologi yang telah dilakukan. Yang
perlu diperhatikan adalah bahwa timbulnya masalah tersebut karena adanya
kesenjangan antara apa yang seharusnya terjadi sesuai dengan kaidah atau teori
yang ada dengan kenyataan yang terjadi dalam masyarakat.
c) Tujuan.
Isi dalam tujuan ini dapat berupa apa tujuan
Penelitian/ Penyelidikan/ Survey Epidemiologi tersebut, khususnya yang berkaitan
dengan KIA atau Kebidanan.
3)
Metode.
Dalam
bagian ini mencakup hal – hal sebagai berikut :
a) Jenis
penyelidikan atau penelitian epidemiologi yang telah dilakukan, apakah survey
deskriptif kuantitatif, apakah penelitian induktif dengan sampling ataukah
eksperimental dsb.
b) Siapa
atau apa populasinya, termasuk subjek penelitiannya atau respondennya.
c) Hal-hal
yang berkaitan dengan sample, seperti bagaimana cara pengambilan samplenya,
berapa besar samplenya atau sample apa yang akan diambil/diteliti.
d) Peralatan
apa saja yang digunakan.
e) Kapan
waktu pelaksanaan Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi tersebut.
4)
Hasil.
Dalam bagian ini disajikan semua data, baik data
primer maupun sekunder dalam bentuk table atau grafik termasuk peta dan data
demografi lainnya. Setiap table, grafik ataupun peta harus diberikan penjelasan
yang lengkap.
5)
Pembahasan
Semua yang telah dipaparkan dalam uraian hasil
Penelitian/Penyelidikan/Survey Epidemiologi dibahas pada bagian ini termasuk
analisis dari perhitungan statistic yang diperlukan.
6)
Kesimpulan dan Saran.
D. Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas
:
“Untuk
bagian ini silahkan Pelajari Materi sebelumnya dalam MK. Ilmu Kesehatan
Masyarakat
tentang SP2TP (Sistem Pencatatan dan Pelaporan Terpadu Puskesmas)”
BUKU SUMBER
1. Rajab,
W., 2009. Buku Ajar Epidemiologi untuk Mahasiswa Kebidanan. , pp.165-171. EGC.
Jakarta.
2. Sutomo,
A.H. & Machfoedz, I., Suriani & Rosmadewi, 2010. Epidemiologi Kebidanan.
, pp.175-180. Fitramaya. Yogyakarta